Las organizaciones de TI corporativa han implementado numerosas plataformas con el paso de los años para permitir a los usuarios colaborar y compartir documentos no estructurados, archivos y otros datos. Los nuevos requisitos y capacidades técnicas del usuario originaron una evolución y el resultado es una variedad dispersa de plataformas que se han vuelto difíciles y costosas de manejar.

rsandovalDesde la aparición de SharePoint Server en el 2007, las compañías lo han evaluado para determinar si puede alojar esta amplia variedad de fuentes de datos dispersas y permitirles migrar plataformas que en algunos casos llevan ya décadas en operación. Lo mejor fue que esta versión puede hacer la tarea y permitir a las organizaciones de TI consolidar datos de colaboración de todas las plataformas implementadas con anterioridad.

Esta plataforma incluye mejoras considerables y nueva funcionalidad sobre versiones anteriores. Las características que necesitaremos aprovechar para migrar fuentes de datos heredadas incluyen: Bibliotecas de documentos, listas, wikis, blogs, galerías de imágenes, plantillas y seguridad.

Las organizaciones de TI corporativa se sustentan en el uso de tecnología para permitir que los negocios fluyan de manera más eficiente con menos recursos y más producción para mantener su ventaja competitiva.

Es importante considerar esto al analizar el panorama de las numerosas plataformas que existen ahora para compartir documentos y datos que permiten colaborar a los empleados. Correo electrónico, archivos compartidos, sitios FTP, carpetas públicas de Exchange, Lotus Notes, simples servidores Web (todas estas tecnologías basadas en redes evolucionaron para atender a una necesidad específica, y la atendieron bien en su momento, aunque sus capacidades se superponen y entran en colisión en diferentes puntos).

Ahora, las plataformas basadas en Web de siguiente generación han evolucionado hasta el punto donde pueden proporcionar las mismas capacidades que las anteriores, de hecho mejorando en muchos puntos de una interfaz. Esto es clave, no para los usuarios, sino para las organizaciones de TI. Pueden reemplazar todas las carpetas públicas de Exchange, archivos compartidos inseguros, antiguos sistemas basados en Notes y sistemas de gestión de documentos de la vieja escuela con una plataforma, lo que hace posibles ahorros importantes en mantenimiento, operaciones, capacitación y administración, al tiempo de mejorar la interfaz del usuario final.

Finalmente las organizaciones de TI se pueden estandarizar en una plataforma de colaboración que verdaderamente satisfaga las necesidades de los usuarios hoy, mañana y en el futuro previsible. La consolidación y migración de contenido desde el sinnúmero de plataformas de colaboración heredadas puede ser mucho muy económico. Pero al igual que cualquier proyecto de TI, requiere una cuidadosa planeación, justificación y respaldo ejecutivo; por lo que es importante realizar primero migraciones pequeñas y simples, refinando el proceso y entregando valor para la inversión a corto plazo.

Ricardo Sandoval, Partners and Alliance Manager Quest Software México

 

 

 

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